歐盟智慧財產局 (EUIPO) 致力於促進與客戶間之通訊更加靈活且環保，自2021年5月15日起開始為期6個月的試行計畫，在官方對外通訊中以連結方式讓使用者擷取檔案取代夾帶的附加檔案 (attachments)。

試行計畫的主要目的是降低傳送失敗的風險，並釋放硬碟空間，環境效益也很重要。過去十年來，歐盟智慧財產局持續引進愈來愈多的數位工具來代替紙張，透過減少紙張的使用，減少印刷和郵寄文件，有助於減少對砍伐森林造成的影響，並減少能源的使用和溫室氣體排放。歐盟智慧財產局希望到2022年時，印刷的紙張頁數可較2019年減少一百萬張。目前歐盟智慧財產局仍會透過郵寄方式發送官方通知給沒有用戶區 (User Area) 帳號的客戶。

試行的6個月期間內，郵政通訊將會持續，但將會提供訊息，指導使用者建立帳號及開通使用。使用者應該有足夠的時間可以熟悉新的程序，同時，歐盟智慧財產局可以監督並確保其正常運作、穩定及法律保障。此外，審查委員的行政負擔將會降低，進而提高整體效率。

對外通訊試行計畫將於2021年11月15日結束，如果往後確定實施，歐盟智慧財產局將只提供附件之連結，使用者可從用戶區自行下載。

資料來源：Six-month pilot to replace attachments with links in outgoing communications, EUIPO, May 26, 2021.