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出版品(專利)
臺灣專利電子申請介紹 (李柏翰 專利師) (2014/07)

一、前言

我國專利多年來的實務,不論是專利的新申請案或是各案後續程序的申請,一律都是以紙本提出,然而以紙本提出除耗費紙張外,申請時也受限於經濟部智慧財產局(以下簡稱智慧局)的每日收件時間。智慧局方面長期以來希望朝「無紙化」發展,藉專利電子申請系統以解決前述缺點,並能免除智慧局收受案件後手動鍵入資料問題。
本所基於樂見臺灣電子申請系統的成熟發展,多年來配合試用不同電子申請版本。目前使用的電子申請版本自去年推出後,本所也如往常配合試用,並站在使用者的立場對程式開發者的智慧局提供各式建議,以期電子申請系統能更為貼近使用者的實際使用習慣,目前的電子申請版本較歷來穩定,且可望暫能取代現有的紙本申請方式,值此電子申請的起步階段,乃為文予以說明。

二、臺灣歷代電子申請的版本

專利電子申請自民國87年以來,依發布的先後順序具有以下三套系統,包括「二維條碼專利表單自動輸入系統」、「專利說明書編輯器+申請案件編輯器」、及「Html2Pdf+E-SET」,其中第一套已停用,而後兩套則是目前仍並行使用中,三套系統的使用概況,說明如后。

(一)、二維條碼專利表單自動輸入系統
此為臺灣第一套專利電子申請系統,其約在民國87年發布,現已停用。此系統的主要的概念係將專利申請文件內容轉換為二維條碼,智慧局收到專利申請文件後藉由掃描該條碼而將專利申請文件的資料自動匯入電腦中,藉此以省去智慧局鍵入申請文件資料的時間,並且避免資料鍵入錯誤等問題。
然而,二維條碼系統之申請文件雖可轉換為二維條碼,但仍須列印成紙本,並由人工(申請人、代理人或郵差)將紙本送至智慧局,仍受限於智慧局的每日收件時間等等,再加上此系統自身使用上仍有諸多不便之處,因此該系統最終宣告失敗及停用。本所在配合試用此系統時,也曾就此系統提供若干建議。
(二)、專利說明書編輯器+申請案件編輯器
在第一套電子申請系統停用約10年後,智慧局吸取了眾多經驗而開發出了第二套專利電子申請系統,其約在民國98年發布,並且目前仍在使用中。此系統分成兩套軟體「專利說明書編輯器」及「申請案件編輯器」,使用者在「專利說明書編輯器」內輸入及編輯專利說明書的內容,之後輸出成一檔案,接著將該檔案匯入至「申請案件編輯器」,而「申請案件編輯器」透過電子憑證(註一) (例如自然人憑證等,需事先申請)登入後,便可直接於線上送件。
此系統改善了前述之眾多缺點,例如無需列印成紙本、可透過電子方式送件、可送件時間延長至晚上九點等。然而,此系統最主要的缺點在於,申請文件的內容需在「專利說明書編輯器」程式中進行編輯,仍存在以下兩大缺點:(註:本所使用此系統前後僅約一年時間,自第三套電子申請系統發布後,本所便著重於使用第三套系統,因此以下關於第二套系統之問題,為當時存在的問題,在此合先敘明)
1、檔案格式問題
在該程式中編輯後存檔時,儲存的檔案格式僅能由「專利說明書編輯器」來開啟,因此若其他人想開啟該檔案,則勢必也需要安裝該程式。以專利事務所與委託人(申請人)之間,必須往返確認專利申請內容,由於「專利說明書編輯器」並不普遍,只能先以Word程式進行編輯,以便於提供申請人方便編輯的檔案格式,之後要送件時才將word檔中的內容複製貼上到「專利說明書編輯器」。如此除了操作上費時費力之外,最後仍需再次檢查,複製貼上的過程中是否有文字遺漏等問題;而雖然智慧局之後有依據建議開發出word檔的匯入功能,但縱使如此,為求慎重及避免影響申請人權益,仍須由人工進行檢查。此外,縱使利用word檔匯入功能將文字匯入至「專利說明書編輯器」,因僅匯入文字而無法匯入版面配置方式,還是需要在「專利說明書編輯器」內重新排版。
2、文書編輯器問題
由於Word程式為一般較為普及的文書處理軟體,故對於使用智慧局開發的文書編輯程式,當然不及使用Word程式來的方便,以下列舉幾個部分簡單說明:
(1)、「專利說明書編輯器」的功能較為陽春,且編輯上的自由度亦較低,但操作上卻較為複雜。功能陽春方面,例如無法使用「縮排」、「tab」等功能來編輯,因此排版上相當不便,且常常難以對齊而不美觀;此外,亦無法使用「追蹤修訂」等功能;操作複雜方面,例如編輯申請專利範圍時,須按照系統設定來輸入「第1項」、「第2項」,並且同樣需由系統設定其為獨立項或附屬項等等。
(2)、「專利說明書編輯器」的內容最後可以pdf檔的形式進行預覽,而最後審查委員看到的也是該pdf檔的內容,但是該pdf檔呈現的排版與在「專利說明書編輯器」編輯時看到的排版,往往會有所不同,並且該等不同難以直接控制,例如原本只空兩格,而最後到pdf檔時變成空好幾格等等。
(3)、「專利說明書編輯器」中無法使用表格、數學式及化學式。
(4)、圖式方面,圖面的檔案類型、解析度及檔案大小等皆有諸多限制,並且有一頁只能放一張圖等眾多缺點;但後來智慧局依據建議而改為可使用pdf檔作為圖式原始檔,以解決了大部分的問題。
3、小結
縱使此系統具有上述的問題,但若是不含表格、數學式、化學式,且未進行特殊排版的純文字申請案,則以此系統來進行送件,應仍不會有太嚴重的問題,又因此系統使用3年後才有目前的第三套電子申請系統出現,由於部分使用者已熟悉其操作模式,甚至已自行開發銜接軟體以增強便利性,因此此系統至今仍在使用中。
(三)、Html2Pdf+E-SET
在第二套電子申請系統發布後約3年後,於民國101年7月,智慧局發布了第三套電子申請系統,此系統目前仍在使用中,也是本所認為目前較成熟的系統;此系統同樣分成兩套軟體,「Html2Pdf」及「E-SET」;使用者在Word程式編輯完檔案後,利用「Html2Pdf」轉換成特殊的pdf檔,之後再將該等pdf檔匯入至「E-SET」,而「E-SET」透過電子憑證登入後,便可直接於線上送件。
此系統保留了無需列印成紙本、可透過電子方式送件、及智慧局延長收件時間至晚上九點等優點,並且相較於第二套電子申請系統的最大優點在於,係使用Word程式來進行案件的撰寫,而非使用智慧局開發的程式,如此一來便具有方便編輯排版、以及任何人的電腦(只要有安裝Word程式)皆可開啟案件檔案的優點。以下進一步針對此系統進行說明:
1、Html2Pdf
雖如前述,此系統是目前較為成熟的系統,但是民國101年7月發布時的Html2Pdf仍有許多缺點,而之後也經歷不少次的修改,以下為其中兩次較大的改變:
(1)、Word增益集:此為智慧局在民國103年發布,並且是Html2Pdf最大的改變,Word增益集即智慧局將Html2Pdf以增益集的方式嵌入至Word程式內(註二),因此使用者便可在Word程式內直接使用Html2Pdf的功能,並且相較於直接使用Html2Pdf而有更多優點,以下針對Html2Pdf到Word增益集的演進過程分以「檔案格式」及「排版」兩個部分加以說明:
a、檔案格式:Html2Pdf,顧名思義,此程式的功能係將html檔(網頁格式檔案)轉換成pdf檔,html檔的優點在於可以使用Word程式開啟及編輯,而智慧局的原始構想便是讓使用者用Word程式對html檔進行編輯及撰寫,最後再用Html2Pdf來進行轉檔;然而,html檔這種檔案格式具有許多缺點。例如html檔不會自動選擇以Word程式來開啟,而至少要經過一次的設定,但要每個申請人都懂得以此種方式來開啟html檔,實有一定之難度。此外,html檔會夾帶著一個資料夾,該資料夾係用以存放html檔內的某些資料(例如圖面),即html檔及資料夾兩者才能共同形成一個完整的檔案。然而該資料夾導致了兩個缺點:首先,將該html檔移到他處時,該資料夾會跟著自動移動過去,但是現行的大多E-mail網站或程式(例如outlook)皆只能夾帶「檔案」當附件,而無法夾帶「資料夾」,因此在寄送html檔時便會造成一定的麻煩(例如需要將html檔及資料夾一起壓縮成一個檔案等等);另外html檔不能在未開啟時直接更改檔名,如此資料夾的檔名不會自動更改,而會導致改完檔名的html檔開啟後無法連接到資料夾,進而無法讀取到資料夾內的圖面等資料,所以只能在開啟html檔後,利用「另存新檔」的功能來更改檔名,因此對於作業上造成很大的不便。
有鑑於前述缺點,使用html檔來進行各種作業皆相當不便,但html檔有個特性是,html檔可以轉存成word檔,而word檔也可轉存成html檔,並且兩種轉存皆不會導致內容有所改變,因此本所於使用初期時,便已想到前段作業皆以word檔進行(撰寫內容及給客戶確認等等),直到最後要送件時,再轉存成html檔,之後再透過Html2Pdf轉換成智慧局要的特殊pdf檔;然而此種作業模式仍有些許的不便。
b、排版:不論是html檔或word檔,以Word程式開啟後看到的內容都是相同的,但是經過Html2Pdf轉換成特殊的pdf檔之後,排版還是多少有些改變,雖然可以透過修改html檔或word檔來直接調整,但是轉檔前後的排版不同,仍不便於檢查轉檔前後內容是否有差異。
因此在本所反應上述缺點後,智慧局開發出了前述的Word增益集,其可使Word程式內多出一些按鈕,僅需點擊其中一個按鈕便可直接使開啟的word檔轉換成特殊的pdf檔,並且轉檔後的排版完全一致,如此一來便可減少轉檔的次數(無須預先將word檔轉存成html檔),並且在整個轉檔過程中皆無須開啟Html2Pdf程式,因此方便進行轉檔,而檢查檔案轉檔前後內容是否有差異,也更為方便。
(2)、合併轉檔:此修改其實遠早於Word增益集,在民國102年1月1日的專利法施行之後,一件發明或新型專利申請案的摘要、說明書、申請專利範圍及圖式便分成四個獨立的部分,而智慧局也因此將該四個部分設計成不同的html檔,並且分別透過Html2Pdf轉檔成四個特殊的pdf檔。此外,申請書的部分,智慧局也因應個人資料保護法的施行,把不予公佈給大眾的申請資料(例如申請人及發明人的ID)獨立出來並匯整成「基本資料表」,使得保留於申請書內的資料都是將來可以公佈的,也因此在申請資料的部分,分成「申請書」及「基本資料表」兩個html檔,並同樣分別透過Html2Pdf轉檔成兩個特殊的pdf檔。由此可知,一個專利申請案在撰寫時至少會有六個檔案(假設有圖式),並且如果未轉存成word檔而保持在html檔的話,還會夾帶六個資料夾,因此可以想見這在管理上是極大的不便;縱使轉存成word檔,要給其他人檢視一個案件時,仍需要傳送六個檔案,並且要完整觀看一個案件時,需要開啟六個視窗;相較於傳統的紙本申請,一個案件只要一個word檔便可包含所有的內容(或將圖式另外製作為pdf檔,而共兩個檔案),此系統要六個檔案著實是很大的不便。
在本所反應之後,智慧局便開發出了合併轉檔功能,即可將申請書及基本資料表先在同一個html檔中編輯,轉檔後自動分成兩個pdf檔,而摘要、說明書、申請專利範圍及圖式亦同樣會在轉檔後自動各自分成四個pdf檔;藉此轉檔前最少僅需兩個檔案,進而方便使用者管理,而轉檔後仍可符合智慧局原始的規劃,以達到雙贏的目的。
另外,增益集開發後,也同樣具有合併轉檔的功能,因此前述的二合一檔及四合一檔便同樣可為word檔。
再者,圖式方面,原本需要像申請書及說明書一樣,將圖檔插入在html檔內,之後再透過Html2Pdf來轉檔,但如此同樣會限制了圖面檔案類型、解析度及檔案大小等等,因此在本所反應之後,如同第二套電子申請系統,智慧局改為可使用pdf檔作為圖式原始檔,因此前述的合併轉檔的四合一檔,也可改為三合一檔,即僅包含摘要、說明書及申請專利範圍,並且轉檔後分成三個pdf檔,而圖式則另外處理及轉檔;藉此,撰寫及編輯時,僅需三個檔案,二合一檔、三合一檔及圖式,如此方便使用。
2、E-SET
E-SET的問題及修改的相對部分較少,轉檔完的六個pdf檔共同放入一資料夾後,便可將該資料夾匯入至E-SET,E-SET這時會透過申請書的內容判斷這次的申請應該包含有哪些檔案,以及確認各個檔案的資料是否一致,例如申請書跟基本資料表的申請人名稱是否相同,申請書與說明書的案件名稱是否相同等等;然而,既然E-SET會同時檢測各檔案的資料,因此本所也提出是否能讓E-SET判讀摘要、說明書、申請專利範圍及圖式的頁數,以及申請專利範圍的項數,是否與申請書上所記載的吻合,雖然最後此功能並未出現在E-SET中,但出現了類似功能於Html2Pdf的Word增益集裡,該功能雖無法檢測摘要、說明書、申請專利範圍及圖式檔案的實際頁數及項數,但可用於檢測申請書中輸入的頁數的總合及輸入的應繳金額是否正確等等。
3、Html2Pdf+E-SET實際使用流程
以使用Word增益集為例,首先,在二合一檔(申請書等)及三合一檔(說明書等)撰寫內容,該兩檔案皆為word檔,並皆以Word程式撰寫編輯;而圖式則為一般的pdf檔。
送件前,將該二合一檔以Word程式開啟後,按下增益集產生的按鈕,便會自動轉檔成兩個pdf檔,該三合一檔以同樣方式處理而產生三個pdf檔,圖式的pdf檔則進一步透過Html2Pdf的附屬程式轉檔成特殊的pdf檔。
將前述的六個pdf檔一同放入一個資料夾,將E-SET開啟,並匯入前述的資料夾,然後E-SET登入憑證,之後上傳該資料夾;如上傳成功,則智慧局會立刻回傳申請案號,到此即代表送件完成。
此外,送件成功後,約十分鐘之後,便可在E-SET下載智慧局收到的檔案(pdf檔),如此可確認智慧局收到的檔案與申請人上傳的檔案內容是否完全相同,並且智慧局收到的檔案上更會進一步註明申請案號。
4、小結
第三套電子申請系統在操作上已相當簡便,但在此補充一點,此系統在申請書及基本資料表(二合一檔)的撰寫格式上有相當嚴格的規定(例如幾乎所有欄位的人名,在姓跟名之間一定要加「,」等等),因此不熟悉的使用者常常容易因格式問題而轉檔失敗,但僅需處理數個專利申請案便可熟悉該等格式規定。整體來看,此系統保留了第二套電子申請系統的優點,並且使用word檔來存檔,再加上合併轉檔的功能,使案件管理上更為方便;而由於係使用Word程式編輯,並且配合Word增益集後,更具有轉檔前後排版完全一致的特色,藉此進一步方便編輯及檢查;因此第三套電子申請系統可說是具有一定成熟度的系統了。

三、電子申請與紙本申請的優劣比較

前面談到了臺灣歷代的電子申請系統的優缺點,接著將該等電子申請系統綜合來看與紙本申請比較:

(一)、需安裝之電腦軟體:
紙本申請只需安裝Word程式,但電子申請需要進一步安裝電子申請系統,並可能視電子申請系統的種類,而需進一步安裝其他附屬程式,例如framework等等。
(二)、案件撰寫時的規定:
紙本申請的word檔的格式排版等等,僅需符合專利相關法規即可;但電子申請的word檔的格式排版,則需進一步符合電子申請系統的特殊規定。
(三)、送件時的作業:
紙本申請時,直接將word檔列印成紙本即可;但電子申請需要將word檔進行轉檔、匯入、登入憑證及上傳,其中,轉檔及上傳後,皆須分別進行檢查,以免因軟體問題而導致內容有偏差。
(四)、送件時需列印之紙張數目:
紙本申請時,依申請的種類而可能為一式兩份、一式三份等等,動輒數十張或甚至上百張;但電子申請則完全不需列印紙張。
(五)、送件方式:
紙本申請需要派人送達智慧局或郵寄;但電子申請只需透過網路即可。
(六)、收件時間:
兩者都是周一至周五,紙本申請是上午8點半至下午5點(註三),電子申請則是上午8點至晚上9點(註四)。
(七)、規費優惠:
電子申請的新申請案(發明、新型、設計)的規費減收600元(註五)。
(八)、收據的取得:
紙本申請的話可以直接臨櫃取得收據,電子申請若繳費時間早於當日下午三點半,則隔日可拿到收據,若晚於當日下午三點半,則要後天才能拿到收據。

從上述可看出,電子申請在送件前的各種準備工作較為麻煩,但在送件時及其他客觀因素(紙張、規費)則較為有利。

四、現階段電子申請的缺陷

前面說明了電子申請的眾多優點,而以下再進一步補充電子申請目前尚未解決的問題及隱憂:
(一)、尚未全面電子化
紙本申請時需要附送的證明文件中,最常見的莫過於申請人委任代理人的委任書,目前智慧局接受將委任書以掃描的方式處理即可,無須進一步檢送正本,即委任書掃描成pdf檔後,跟著其他檔案一同匯入至E-SET及上傳即可。然而有些證明文件,例如主張國際優先權時要附的優先權證明文件,則仍需將正本送至智慧局(日本除外),此部分為法規方面的問題,而非電子申請系統設計上的問題,並且非我國智慧局單方面可改善之部分,而須與各國智慧局合作,但仍係我國智慧局可努力的方向。
(二)、電子申請系統的更新
智慧局會不定時地對電子申請系統進行更新,以期讓電子申請系統的功能更為完善,然而,更新時也可能不慎導致原有之功能故障,尤其系統更新後,一般使用者往往難以自行退回至前一版本,因此若更新後導致的故障嚴重影響使用時,便可能會影響到當日的送件,而需要立即與智慧局聯絡尋求幫忙。更棘手的是,更新後產生的問題不見得會在更新完畢後立即發現,而可能在數個小時後才有人察覺,而這時事務所內的數十台電腦可能都已更新完畢,進而導致後續需要花費大量時間與人力來一一還原該等電腦,因此需要智慧局更為謹慎小心的處理更新事宜。
此外,智慧局每次釋出更新時,同時也會把放在網路上的安裝檔(有部分程式不需安裝,但為方便說明,以下仍稱為安裝檔)更新至最新版。然而,目前也曾遇過舊的安裝檔在經過多次更新後,與新的安裝檔的內容有所差異,其中較為見的是某些特定問題僅存在於更新過的舊安裝檔,而解決方式則是將舊的安裝檔刪除,再下載及安裝新的安裝檔,但如此仍造成一定的不便及電腦管理上的困擾,因此同樣需要智慧局妥善地處理更新事宜。
(三)、各使用者的電腦環境差異
每個人的電腦的硬體及軟體都不盡相同,而縱使在同一工作場所的電腦,也不見得能確保每台電腦的環境完全相同,其中最常見也最可能造成影響的就是作業系統,像是windows XP及windows 7,相同版本及相同更新過程的程式,可能在win 7下可順利運作,但在win XP上便產生了問題。此外,每個人電腦裡的其他程式也可能會對電子申請系統有不同的影響,因此這方面便需要智慧局多加考量各種作業系統及程式的差異。
(四)、電子申請的網路問題
縱使電腦環境及電子申請程式都沒問題,最後於上傳送件時,仍有可能因為網路問題而導致上傳失敗,其中網路發生問題最有可能的原因就是因為上傳量過大而導致網路阻塞;其中印象最深刻的便是民民國101年12月31日,因為申請人年度費用結算等原因,年度的最後一個工作日的申請量原本就較大,而該日的隔日(民國102年1月1日)剛好適逢新專利法施行,並且該次修法有諸多重大改變,因此許多案件必須於新法施行前提出申請,結果便是導致該日的案件上傳失敗多次。雖然智慧局後來有加大網路頻寬,而網路阻塞及上傳失敗的問題也減緩許多,但是隨著越來越多申請人及代理人加入電子申請的行列,智慧局也勢必得跟著留意網路頻寬是否足夠,以免再次發生前述的問題。
除了上傳失敗而導致智慧局端根本未收到檔案外,更棘手的是,智慧局端收到了檔案,卻未及時回傳於申請人端,而讓申請人端誤以為未上傳成功,因此最後導致重複送件,雖然有多種方式可以撤回其中一案,但如此同樣造成使用上的不便,也希望智慧局能妥善處理這問題。
(五)、電子申請對於申請人的保障
既然電子送件可能有前述諸多問題,那在法律層面上是否對於申請人有任何保障呢?依「專利電子申請實施辦法」中並未提及任何因智慧局或程式本身導致的問題而可保障申請人的部分。實施初期,智慧局接受本所建議,另外提出了一份「電子申請輔導服務協議書」,以供代理人或申請人與智慧局簽訂,其中該協議內提供了若干保障的內容,例如:
1、申請人上傳送件並取得送件成功之通知信後,如因智慧局的系統程式瑕疵而實際未完成申請程序,智慧局應負責相關修正措施,並保障其權益不受影響。
2、因不可歸責於申請人之事由致無法正常使用電子申請功能者,如已將申請文件電子檔寄至智慧局指定之電子郵件信箱,並於指定期間內完成電子申請程序者,智慧局應將前述寄達電子郵件信箱之日期視為提出電子申請之日期。
3、申請人可將doc或pdf格式(還有其他格式,不一一列舉)之摘要、說明書、申請專利範圍及圖式的原始檔一併上傳送件;若日後發現上傳的檔案(該等原始檔對應的送件pdf檔)內容缺漏或失真,智慧局同意依該等原始檔之內容提出修改。
雖然上述內容在一定程度上保障了申請人的權益,但該等內容畢竟非「法律」、「命令」或「行政規則」,因此該協議的法律效力始終不夠完善,在此也希望智慧局能盡早將保障申請人權益的部分納入明定的法規或行政規則中。

五、電子申請的未來展望

電子申請系統(Html2Pdf+E-SET)如前所述至今已達到成熟的階段,若要再一步發展,與其開發更多新功能,本所認為初期應強化一般使用上的穩定性、簡化程式及操作流程等,或更甚者,若有朝一日能改為以一般的word檔或一般的pdf檔來上傳送件,而無須進行轉檔,則想必更為方便。
另外,雖然本所認為電子申請系統已有一定的成熟度,但至今電子申請的比例(新申請案)仍未突破二成,或許進一步擴大使用規模後,能激盪出更多不同的想法,因此若各申請人或代理人能從持觀望的態度改為加入電子申請的行列,便能一同監督及促進電子申請系統的發展,如此臺灣的電子申請想必會有更完善的未來。

最後,雖然上述對專利電子申請系統有諸多批評及指教,但在此仍須對智慧局的付出表示讚許,尤其每當本所找到問題或提出建議時,智慧局皆會盡快做出回覆、說明甚至修改,且執行團隊均能虛心接納建議相當值得肯定,日後若能擴編預算及人員,則想必能更快地提供更佳的服務。

附註:

註一、電子憑證種類:
(1) 政府機關核發之憑證:自然人憑證、工商憑證、機關(構)單位憑證、組織及團體憑證。
(2) 智慧局委託臺灣網路認證公司核發之憑證:智慧財產憑證IC卡或智慧財產軟體憑證。
http://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=203069&CtNode=6673&mp=1
註二、Word增益集須配合Word 2007以上的版本才可安裝使用。
http://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=502514&ctNode=7127&mp=1
註三、紙本申請收件時間。
http://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=173375&ctNode=6797&mp=1
紙本申請若郵寄,申請日以郵戳為憑,則可視夜間郵局的受理時間而延長到晚上。
註四、電子申請收件時間。
http://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=318376&ctNode=7127&mp=1
註五、規費減免之規定,請見「專利規費收費辦法」第2條第4項、第5條第2項及第6條第2項。



 

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